DATE : 07/02/2022
Organiser un séminaire d’entreprise est un travail qui prend du temps. Le partage d’informations est primordial pour la réussite de l’événement.
Il est essentiel de fournir aux participants les bonnes informations au bon moment. Afin de ne rien négliger, votre agence événementielle MADIBA vous donne quelques conseils quant aux points à communiquer avant l'événement, le jour J, ainsi qu’en fin d’événement.
Oui, nous parlons certes ici de la base, mais il est important de communiquer la date et les horaires de l'événement en envoyant une invitation complète à vos participants et intervenants. N'oubliez pas de spécifier si l’événement est en présentiel ou en visio-conférence et précisez le fuseau horaire surtout si certains participants internationaux y assistent.
En plus de mentionner l’adresse dans votre invitation ou bien sur notre application MADIBA Events, n’hésitez pas à indiquer les coordonnées GPS du lieu afin d’être sûr qu’aucun de vos participants ne se trompe sur la destination.
Deux solutions s’offrent ici à vous :
La première : vos participants doivent se rendre sur le lieu du séminaire par eux-mêmes. Facilitez-leur les démarches en leur précisant l’ensemble des transports et itinéraires existants.
La seconde : votre agence événementielle MADIBA se charge de toute la partie billetterie. Nous nous occupons alors de trouver les meilleurs acheminements pour vos participants et ensuite nous leur adressons les informations nécessaires à leur disposition (heure de départ et d’arrivée, poids maximal des bagages…) ainsi que leur(s) billet(s).
N’hésitez pas à présenter l’hébergement qui accueillera vos participants : nom de l’hôtel, catégorie, localisation, informations sur les chambres, heure de check-in/check-out, services annexes disponibles sur place etc…
Votre événement a-t-il un thème ? Si oui, pourquoi ne pas le teaser via votre invitation, ou via une newsletter voire même une vidéo ?
Cela permet ainsi d’impliquer en amont vos participants et de générer de l’engouement autour de votre séminaire d’entreprise.
Dans le cadre du bon déroulement de votre séminaire, il est très important de vous renseigner sur les allergies ou intolérances alimentaires de vos collaborateurs en amont. Cela permettra d’anticiper les futurs menus et de prévenir les lieux de restauration suffisamment en avance pour qu’ils puissent s’adapter en conséquence.
Nous proposons pour vos événements professionnels notre application mobile MADIBA Events. À l'ère des nouvelles technologies, cette plateforme vous offre une solution tout-en-un pour communiquer l’ensemble des informations liées à l’événement à vos participants : hôtel, transports, programme, contacts sur place etc.
Le tout sur une seule et même application, personnalisable et à portée de main.
Une fois encore, vous pouvez faire le choix de ne pas divulguer le programme jusqu’au début de votre événement. Ou bien, vous pouvez dévoiler le contenu en amont du séminaire avec toutes les informations nécessaires : nombre et horaires des réunions, nom et lieu des salles, liste des intervenants, détail des activités…
Des informations pratiques peuvent être fournies sur le programme mais également sur l’application MADIBA Events. Comme le programme, libre à vous de les indiquer avant ou pendant votre séminaire.
Renseignez-y toutes les informations permettant aux participants de préparer au mieux l’événement : quoi mettre dans sa valise, quels documents prendre, les horaires des services proposés par l’hôtel ou, si votre événement se déroule à l’étranger et suite à la situation sanitaire actuelle, quelles sont les modalités d’entrée sur le territoire (passeport / visa / pass vaccinal / tests PCR).
Un séminaire d’entreprise est un excellent moyen de créer des moments de partage entre collaborateurs.
Cet événement est alors l’occasion pour chacun de se rencontrer, d’échanger dans un cadre plus convivial que les locaux de l’entreprise, de lier des liens, de vivre des expériences qui resteront dans la mémoire collective.
MADIBA vous accompagnera dans l’organisation de ces temps importants, aussi bien dans leur planification pour assurer du rythme au séminaire, que dans l’utilisation d’outils pour optimiser les résultats.
Cela permet d’avoir un retour détaillé de la part de vos participants sur les différents moments de l’événement ainsi qu’un panel de suggestions pour de futurs séminaires en termes de destination et/ou d’activité team building.
Une bonne manière pour anticiper les prochains événements tout en prenant en compte les remarques de vos collaborateurs.
Notre application MADIBA Events dispose d’une enquête de satisfaction intégrée avec envoi de SMS groupés à l’ensemble de vos participants.
Comme vous pouvez le constater, la liste des informations à transmettre à vos participants est longue ! Que ce soit en amont – pendant et après l’évènement.
Mais n’ayez aucune crainte, votre agence événementielle MADIBA est là pour vous conseiller et vous accompagner dans la création, la communication de votre séminaire d’entreprise et la diffusion des messages appropriés.
Expert depuis plus de 20 dans le tourisme d'affaires, l'organisation d'événements & les activités incentives, votre agence MADIBA vous accompagne dans vos projets de séminaires, voyages et événements en France et à l’étranger.
Demande de devis gratuit et d'informations complémentaires sur www.madiba.fr ou par téléphone au : 04.91.543.543
