Notre démarche RSE

Madiba accompagne les entreprises dans l’organisation de séminaires sur mesure en intégrant des choix concrets : mobilité optimisée, réduction des déchets et zéro papier grâce à MADIBA Events (depuis 2016).

Notre démarche RSE est pragmatique et progressive : réduire ce qui peut l’être, optimiser le reste, et vous proposer des options responsables adaptées à vos objectifs.

Parler à un chef de projet

En bref

• Zéro papier : programmes, convocations et informations participants digitalisés via MADIBA Events (depuis 2016)
• Mobilité & logistique : transferts mutualisés, trajets optimisés, organisation plus fluide
• Déchets & supports : réduction du jetable + valorisation/recyclage des supports via Quadrissimo
• Compensation carbone : option proposée au client (sur devis, décision du client)

Dans l’événementiel, la question n’est plus de savoir si la RSE est importante. Elle l’est.   La vraie question, c’est :   comment la rendre concrète,   sans tomber dans les slogans et sans compliquer l’organisation.

Chez Madiba, nous organisons des séminaires d’entreprise, conventions et événements   professionnels où l’objectif est clair : rassembler, aligner, engager, former, célébrer,   faire progresser les équipes. Dans ce contexte, une démarche RSE n’a de sens que si elle :

• réduit réellement certains impacts (papier, déchets, déplacements),
• améliore la qualité de l’organisation (logistique, fluidité, expérience participant),
• respecte vos contraintes (budget, timing, destination, sécurité, objectifs),
• et reste humaine : un séminaire est d’abord un moment collectif, et doit le rester.

Notre approche est volontairement progressive : nous consolidons ce qui existe, nous   documentons, nous améliorons. Et surtout, nous privilégions la transparence : nous disons   ce que nous faisons, ce que nous proposons, et ce que nous n’avons pas encore mis en place.

Pour être lisible, notre démarche RSE s’articule autour de cinq piliers complémentaires :

1. Zéro papier et digitalisation (MADIBA Events)
2. Mobilité et logistique optimisées (réduction des trajets inutiles, mutualisation)
3. Réduction des déchets et meilleure gestion des supports
4. Achats et partenaires : privilégier des solutions plus responsables
5. Humain : inclusion, diversité, éthique, qualité de vie au travail

Chaque pilier correspond à des actions concrètes, et surtout à des choix possibles lors de la conception d’un séminaire.

MADIBA Events (depuis 2016) : centraliser l’info, réduire l’impression

Depuis 2016, nous avons développé MADIBA Events, une application dédiée à l’organisation et à l’expérience participant. Elle permet de centraliser toutes les informations utiles à un événement : agenda, informations pratiques, destination, hôtel, météo, activités, transports, mises à jour en temps réel.

Ce choix a un double effet positif :

• Environnemental : moins d’impressions, moins de paperasse distribuée, moins de documents jetés.
• Organisationnel : une information plus claire, plus accessible, plus à jour pour les participants.

Programmes, convocations, questionnaires : la fin du papier “par défaut”

Depuis 2016, nous privilégions systématiquement le digital et nous avons supprimé l’impression des programmes papier sur nos événements.

Nous allons dans le même sens pour :

• les convocations et informations participants,
• les questionnaires de satisfaction, que nous pouvons envoyer par SMS (lien), afin d’éviter distribution papier et collecte manuelle.

Résultat : un événement plus fluide, une équipe projet plus sereine, et une expérience participant plus moderne.

Digitaliser ne suffit pas : il faut aussi rendre l’expérience plus simple

La RSE ne doit pas se traduire par “moins de service”. Au contraire, le digital doit être au service de l’humain : informations plus faciles à trouver, notifications utiles, mises à jour en temps réel, réduction du stress logistique.

Notre logique : mieux informer pour mieux vivre l’événement.

Dans un séminaire, l’impact carbone est très souvent lié aux déplacements et à la logistique. La bonne approche consiste à agir sur ce qu’on peut réellement piloter : trajets, transferts, mutualisation, organisation des timings.

Mutualiser les transferts : moins de véhicules, plus de cohérence

Quand c’est possible, nous privilégions des navettes collectives, des transferts mutualisés et des regroupements participants, afin de limiter le nombre de véhicules et d’éviter les trajets à vide.

Au-delà de l’impact environnemental, c’est souvent une amélioration côté expérience : moins de dispersion, moins d’attente, une arrivée plus groupée et plus “collective”.

Optimiser les trajets et les horaires : une RSE “qui se voit”

Une organisation plus responsable, c’est aussi une organisation mieux orchestrée : horaires de rendez-vous logiques, itinéraires cohérents, moins de micro-déplacements inutiles, meilleure gestion des imprévus.

Ce sont des détails… mais ce sont les détails qui font un séminaire plus maîtrisé (et souvent plus agréable).

Mobilité interne : une cohérence d’entreprise

En interne, nous favorisons également une mobilité plus responsable. Au sein de l’agence, une grande partie de l’équipe privilégie bus, tramway, train, marche ou trottinette, et limite la voiture individuelle autant que possible.

Nous considérons cette cohérence comme importante : on ne peut pas parler d’optimisation côté client si, en interne, on ignore complètement ces enjeux.

Un événement, c’est aussi des consommables, des supports, de la signalétique, des objets parfois. Sur ces sujets, la meilleure solution est souvent la plus simple : réduire le volume global, éviter le jetable, et valoriser ce qui peut l’être.

En agence : tri et réduction du jetable

Au quotidien, nous pratiquons le tri (recyclables, verre, biodéchets, capsules de café…) et nous privilégions des alternatives réutilisables (tasses/mugs plutôt que gobelets jetables, limitation des impressions).

Sur les événements : limiter les consommables “invisibles”

Selon le format, nous pouvons réduire l’usage du plastique à usage unique, privilégier des alternatives réutilisables ou compostables quand c’est possible, et limiter les supports imprimés en favorisant le digital.

Lors des événements, nous veillons également à ce que l’eau mise à disposition des participants soit servie en carafes et verres en verre, afin d’éliminer autant que possible les bouteilles en plastique à usage unique.

Badges éco-conçus et recyclés

Lors de nos événements, nous privilégions l’utilisation de badges fabriqués à partir de matières recyclées.

Selon les formats, certains badges sont également éco-conçus et “plantables” : ils contiennent des graines et peuvent être mis en terre à l’issue de l’événement, donnant ainsi une seconde vie au support.

Cette approche permet de réduire les déchets tout en proposant un support utile, ludique et porteur de sens pour les participants.

Valorisation / recyclage des supports via Quadrissimo

Après un séminaire, certains supports ne sont pas conservés par le client (bâches, kakémonos, éléments signalétiques, badges…). Afin d’éviter qu’ils ne soient jetés inutilement, nous les confions à notre imprimeur, qui se charge de leur récupération et de leur recyclage via des filières adaptées.

L’objectif est simple : prolonger la vie des supports, limiter le gaspillage et professionnaliser la “fin d’événement”.

Découvrez nos actions de recyclage sur Instagram

Une démarche RSE crédible ne s’arrête pas à ce qu’on fait “en interne”. Dans l’événementiel, la majorité des impacts passe aussi par les prestataires, les lieux, la restauration, les transports et les supports techniques.

Notre principe : privilégier, quand c’est possible, des partenaires engagés

Nous cherchons à favoriser des partenaires qui limitent le jetable, des pratiques responsables (recyclage, gestion des déchets), une logique de circuits courts quand c’est cohérent, et des solutions plus durables sur les supports.

Selon les destinations et les contraintes, ce n’est pas toujours possible à 100%. C’est pour cela que nous parlons de démarche progressive et à la carte, avec des arbitrages décidés avec vous.

Scénographies et décors de plénière : penser le cycle complet

Les scénographies de plénière sont réalisées en partenariat avec des prestataires engagés dans une démarche responsable.

Les scènes, décors et éléments techniques sont conçus à partir de matériaux recyclables et/ou recyclés. À l’issue des événements, les installations sont démontées, puis les matériaux sont récupérés et réintégrés dans un nouveau cycle de production, afin d’être réutilisés sur de futurs projets.

Cette approche permet de concilier impact visuel, exigence esthétique et réduction des déchets liés aux installations événementielles.

Restauration : un levier concret (sans moraliser)

Avant chaque événement, nous demandons aux participants (avec votre collaboration) s’il existe des allergies ou des régimes alimentaires particuliers. Ensuite, nous sollicitons nos prestataires pour qu’une alternative adaptée soit systématiquement proposée lorsque nécessaire (ex. : végétarien, végan, sans allergènes spécifiques, halal, cacher, etc.).

Cette attention permet d’améliorer l’expérience de chacun, tout en favorisant une restauration plus responsable (meilleure anticipation, réduction du gaspillage et des ajustements de dernière minute).

La RSE, c’est aussi la façon dont une entreprise traite ses collaborateurs, encourage l’équité, et construit un environnement de travail sain.

Inclusion, diversité & respect

Nous croyons qu’un environnement inclusif favorise l’innovation et la performance. Nous veillons à maintenir un cadre de travail où chaque collaborateur se sent respecté, valorisé et écouté, quels que soient son genre, son origine, son parcours ou sa culture.

Recrutement & égalité des chances

Nous favorisons des pratiques de recrutement centrées sur les compétences, et nous veillons à garantir des processus de sélection équitables. Nous accueillons également des stagiaires et alternants afin d’ouvrir des opportunités à de jeunes talents et de contribuer à leur insertion professionnelle.

Qualité de Vie au Travail (QVT)

Nous considérons la QVT comme un levier d’engagement. À ce titre, nous mettons en place :

• 1 jour de télétravail par semaine,
• 2 heures de soins par an (spa),
• des espaces de détente et de convivialité,
• une mutuelle d’entreprise proposée à l’ensemble des collaborateurs, avec la possibilité d’y inclure le(la) conjoint(e) et les enfants, afin d’offrir une couverture santé adaptée à la vie personnelle de chacun.

Au sein de l’agence, nous avons également mis en place une fontaine à eau filtrant l’eau courante, entretenue une fois par an par un technicien agréé.

Chaque collaborateur dispose d’une gourde individuelle en aluminium, ce qui permet de limiter fortement l’usage de bouteilles en plastique à usage unique, tout en garantissant une eau filtrée et de qualité.

Nous proposons à nos clients, en option, un mécanisme de compensation carbone. Nous le faisons de manière transparente, sans l’afficher comme une “action réalisée” par défaut.

Comment ça fonctionne ?

• Nous calculons une estimation d’empreinte carbone via des outils externes.
• Nous estimons un montant en euros correspondant à cette empreinte.
• Ce montant est associé à un équivalent en nombre d’arbres selon le mécanisme de compensation retenu.
• Nous l’indiquons dans nos devis : le client choisit ou non d’activer cette option.

Où en sommes-nous aujourd’hui ?

À ce jour, cette option n’a pas encore été activée par un client. Nous préférons donc présenter la compensation comme une possibilité, plutôt que comme un engagement déjà réalisé.

Notre conviction : la priorité reste la réduction

La compensation n’est pas une solution miracle. La priorité, dans tous les cas, reste de réduire ce qui est réductible : papier, déchets, trajets inutiles, logistique mal optimisée.

Chaque entreprise a ses contraintes. Notre rôle est de vous proposer des leviers pertinents, sans transformer la RSE en charge mentale.

Les leviers “simples” qui changent beaucoup

• Zéro papier (MADIBA Events)
• Transferts mutualisés
• Organisation des horaires (moins d’attente, moins de trajets inutiles)
• Réduction des consommables
• Valorisation / recyclage des supports

Les leviers “sur mesure” selon votre séminaire

• destination et accessibilité (train/avion, proximité, temps de transfert),
• restauration (menus spécifiques, gaspillage),
• activités (nature, mobilité douce, activités solidaires selon projets),
• compensation carbone (option).

Ce que nous cherchons à obtenir

Un séminaire cohérent, fluide, responsable, et surtout utile pour vos équipes.

Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise responsable ?

C’est un séminaire conçu pour réduire ses impacts (déplacements, déchets, supports) et optimiser sa logistique, tout en conservant ses objectifs : cohésion, engagement, alignement stratégique, formation, célébration.

Un séminaire responsable coûte-t-il plus cher ?

Pas forcément. Le “zéro papier” et une logistique mieux mutualisée peuvent réduire certains coûts. D’autres options (prestataires, restauration, activités) dépendent du cahier des charges.

MADIBA Events remplace-t-elle les programmes papier ?

Oui. Depuis 2016, nous privilégions systématiquement le digital et nous avons supprimé l’impression des programmes papier sur nos événements.

Proposez-vous des séminaires bas carbone ?

Nous pouvons proposer des options visant à réduire l’empreinte : choix de destination et accessibilité, mutualisation des transferts, réduction des supports papier et organisation optimisée. L’objectif est de construire un dispositif cohérent avec vos contraintes.

Que deviennent les supports (bâches, kakémonos, badges…) après l’événement ?

Si le client ne les conserve pas, certains supports peuvent être récupérés par notre imprimeur, qui se charge de leur recyclage ou valorisation selon leur nature.

Proposez-vous une compensation carbone ?

Oui, en option, sur devis, via une estimation réalisée à partir d’outils externes. À ce jour, cette option n’a pas encore été activée par un client.

La RSE est-elle compatible avec un séminaire premium ?

Oui. La RSE ne veut pas dire “moins bien”. Elle peut au contraire améliorer l’expérience : logistique plus fluide, moins de déchets visibles, organisation plus cohérente et supports plus modernes.

Vous souhaitez organiser un séminaire plus responsable, sans compromis sur l’humain ? Parlons-en : nous construirons une proposition sur mesure, avec des options RSE claires, réalistes et adaptées à votre événement.

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